Organizar el tiempo… para que nos dé tiempo

El tiempo es uno de los factores determinantes en cualquier proyecto. A veces el principal, pero aún cuando no lo es, siempre está presente y debemos tenerlo en cuenta. Todo trabajo tiene unos plazos, y los plazos implican compromisos. Que luego deriven en stress o nos condicionen en el desarrollo global del proyecto, dependerá de la correcta gestión que hagamos. No es de recibo que la calidad del trabajo, y del resultado del mismo, se vea deteriorada por condicionantes de tiempo.

Traemos hoy este artículo de Robert Bell Effective Time Management Tips for Project Managers, así como el muy útil resumen en español que nos brinda el experto Gestión de Proyectos Iván Rivera en el suyo. Como el tiempo siempre pasa muy rápidamente cuando trabajamos bajo presión, Robert nos sugiere que tratemos de organizar el tiempo para que nos permita hacer las cosas a tiempo. Y para ello nos marca una serie de pautas, que comentamos a continuación:

–          Dejar al equipo trabajar. No ayuda nada estar constantemente detrás de la gente, controlándola, preguntándola, trastocándole los planes… en definitiva molestándola. Si en un principio se le ha asignado cada uno una tarea y unos plazos para realizarla, se supone que saben lo que tienen que hacer, y toca únicamente estar pendiente a sus actualizaciones y a los problemas que pudieran plantear.

–          Tener bien claro lo que se quiere hacer. Los proyectos nunca son iguales y sus fases tampoco. Lo importante es mantener desde el principio una línea de trabajo, que es la que marca el administrador en función de su experiencia, conocimiento y personalidad. Y no movernos de ella.

–          Estar al tanto de lo que pasa. Se trata de llevar un control eficiente del proyecto y de sus procesos, a fin de recibir oportunamente la información necesaria, y no andar pidiéndola, con el gasto de tiempo y energía que eso nos supone.

–          Tómate tu tiempo libre. Por muy trascendental que sea el proyecto y mucho esfuerzo y recursos que se le dediquen, desconectar de vez en cuando nos ayudará a todos a ser más eficientes cuando nos volvamos a entregar a la tarea.

–          Priorizar lo importante. O como a veces hemos dicho y oído decir, “que lo urgente no nos distraiga de lo importante”.

–          Llevar un diario. El autor lo hace, y nos aconseja llevarlo e incluso compartirlo con el equipo. Y si no nos va ser tan estrictamente rigurosos, podemos simplemente apuntar cada día, al final de la jornada, las tareas más importantes del día siguiente. Además, relaja.

Luego, cada uno –y cada equipo- tiene su propio estilo de trabajo, el que sabe que le funciona, generalmente basado en su experiencia probada. De lo que se trata, al fin y al cabo, es de evitar que el tiempo no se convierta en el peor enemigo del buen desarrollo y éxito final del proyecto. Y desde luego ayuda contar con herramientas dinámicas y flexibles como MySaaSPlace, que nos permitan gestionar el tiempo… para que nos dé tiempo.