Factura electrónica en MySaaSPlace

La factura electrónica es noticia. El Gobierno español anunció la semana pasada su programa para la Reforma de las Administraciones Públicas, en el que se incluye como aspecto clave la obligatoriedad de las facturas electrónicas para algunos proveedores del sector público desde enero de 2015. En países como Dinamarca, México o Brasil, su uso ya es obligatorio en las relaciones de negocio con la Administración a cualquier nivel, y la tendencia es que en cada vez más países, y en cada vez más instancias, del sector público y privado, las facturas habrán de emitirse en formato electrónico. A esta obligatoriedad hay que añadir los beneficios de la e-factura. Fundamentalmente, ahorro de costes de envío, gestión más rápida y eficaz de los documentos, minimización de errores y drástica reducción de los ciclos de facturas en curso.

De acuerdo con la definición del Ministerio de Hacienda, “la facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos”. http://www.facturae.es/es-ES/Aspectos/Paginas/Index.aspx

Básicamente, la factura electrónica ha de cumplir tres requisitos:

-          Un formato electrónico (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros).

-          Transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).

-          Integridad y autenticidad, a través de una firma electrónica reconocida.

En MySaaSPlace ya es posible emitir las facturas electrónicas. Aquí te mostramos, en una serie de fáciles pasos, como hacerlo:

1. En el menú principal, hay que ir al apartado Configuración y en él seleccionar Empresa.

MSPfacturaelectrónica1

2. Una vez abierta la pantalla de Empresa, en su menú, pulsar Envío de Emails

MSPfacturalectrónica63. Se nos abre entonces la pantalla de configuración de Emails.

MSPfacturaelectrónica3

Y en ella tenemos que hacer lo siguiente:

4. Pulsar el botón de Certificado Digital, introducir la clave y cargar el certificado de tipo .p12.

5. En la misma pantalla, podemos seleccionar el envío de correos usando la cuenta de MySaaSplace o configurar nuestro propio Servidor.

6. En el caso que queramos que el receptor de nuestro correo pueda respondernos a un email de nuestra empresa, seleccionamos “Responder siempre al siguiente email” e introducimos nuestra dirección de Email. También podemos poner un nombre a mostrar como remitente del correo.

7. También podemos enviar un email de prueba a nosotros mismos, con la opción “Enviar Email de Prueba a …”.

Una vez configurados estos pasos, ya podemos enviar las facturas electrónicas. Para ello, cuando vayamos a imprimir una factura nos saldrán las siguientes opciones:

MSPfacturaelectrónica5

- Todos los clientes. Se enviará la factura electrónica a todos los clientes con un email válido.

- Clientes con Marca “Factura electrónica”. Se enviará sólo a los clientes que tiene la marca de factura electrónica en nuestra ficha de cliente.

Enviar Facturas a: Email de cada cliente o “Un único email”. En este caso podemos mandar todas las facturas a nuestro propio correo electrónico y enviarlas después.

- Marcar como Impresas. Si lo seleccionamos, no volverán a enviarse las facturas por defecto a no ser que pulsemos Reimpresión.

- Botón de Configurar. Nos permite ir a la configuración del servidor de correo y certificado.

Una vez se hayan enviado las facturas por Email, nos llegará un informe con la relación e-mails enviados.

Y así, ya habremos dado este pequeño gran paso para evolucionar a la facturación electrónica. No obstante, en caso de cualquier duda, siempre tenemos a nuestra disposición el servicio de soporte de MySaaSPlace.

¿Te parece interesante? ¡Comparte! ;)

About MySaasPlace

MySaaSPlace es la primera solución integrada de gestión de proyectos y facturación en la nube, sencilla y económica, para potenciar la productividad en los negocios.

,

Comments are closed.