5 consejos para gestionar cambios en proyectos

Al empezar cualquier proyecto, el gestor del mismo tiene claro el objetivo final y cómo debe terminar el mismo, pero ocurre que rápidamente comienzan los engorrosos “cambios”. Es complicado decirle NO al cliente o a un jefe que solicita modificaciones sobre lo establecido e incluso ocurre muchas veces que los cambios solicitados suponen importantes mejoras que se deben incorporar en el proyecto y le dan valor añadido al fin y al cabo.

Así que, ¿cómo se deberían gestionar los cambios en el ámbito del proyecto, el equipo, el presupuesto y los tiempos establecidos? Hay multitud de cosas a tener en cuenta para la más mínima modificación, pero aquí os dejamos 5 consejos para ayudarte en tu gestión del cambio.

1. Registra todos y cada uno de los cambios.

Lo primero que hay que hacer, cualquiera que sea el origen del cambio, éste debe registrarse. Será de gran ayuda el uso de un software que ayude a hacer esta tarea más sencilla y con la que preparar una lista de cambios propuestos así como registrar qué ocurre después.

 2. Evaluar os cambios.

Algunos pueden ser grandes ideas que conviertas un proyecto mediocre en un proyecto de gran éxito, otros tan solo nos harán trabajar más para obtener resultados nulos. Es importante calcular el impacto que tendrán en el proyecto, los beneficios y el coste de implantarlo, así usted se podrá hacer una idea sobre si el cambio es prioritario o se puede descartar recomendándole al cliente qué hacer en cada caso. Aunque el cliente será el que decida, usted le estará dando la información que necesita para que pueda tomar esa decisión correctamente.

3. Priorizar los cambios.

Como hemos dicho antes, habrá cambios más importantes y cambios menos importantes, será tarea del gestor de proyecto averiguar cuál es la prioridad de cada uno de los que se aprueben. ¿Hace falta parar todo y para trabajar ahora en el cambio? ¿Se puede esperar un poco? Confíe en su equipo, le ayudará a ver las prioridades contando con su opinión, pues están involucrados en el día a día del proyecto. Es de suma importancia priorizar en el caso de tener varios cambios a implantar, pues ayudará con la planificación.

4. Revise las consecuencias sobre el proyecto

Si implanta un cambio concreto, ¿puede afectar al proyecto en otros puntos? Un cambio, por pequeño que sea tendrá un impacto en el presupesto, en el cronograma, en los recursos planificados e incluso en los riesgos. El gestor debe revisar todo el proyecto para actualizarlo en consecuencia. Cualquier modificación no deje de comunicarla al resto del equipo para que conozcan la nueva situación.

5. No diga que sí a todo.

Aprenda a no decir sí a cualquier sugerencia de cambio hasta que este haya sido debidamente analizado, de lo contrario podría estar prometiendo entregar algo que resulta muy complicado o algo que el cliente no quería. Si es el caso en el que el cliente o quien ordena el proyecto quiere realizar un cambio sí o sí y usted no puede hacer nada, registre la situación y proceda con el cambio si así debe hacerlo. Al menos quedará constancia de lo que usted no quería hacer.

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Basado en: 5 tips for managing scope changes

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