Cinco razones por las que los proyectos fallan

success_vs_failureEfectivamente, la cara del éxito y la del fracaso pueden estar en el mismo dado, y cuando lo lancemos, nos puede salir una u otra. Lo que pasa es, cuando se trata de la Gestión de Proyectos, más que de azar, suele ser cuestión de la destreza con la que lancemos el dado. Y ésta consiste en saber gestionar una serie de variables, como el tiempo, los equipos, la comunicación, el presupuesto… y contar con herramientas que nos ayuden a manejarlas para asegurar los mejores resultados.

Continuando con el símil, la consultora KPS nos dice qué sucede cuando lanzamos los dados mal. Y nos avisa de cinco razones por las que los proyectos a veces fallan. Nos pone primero en antecedentes: de acuerdo con el Project Management Institute (PMI), se espera que de aquí a 2020 se creen en todo el mundo 15,7 millones de nuevos puestos de trabajo relacionados con la Gestión de Proyectos. Pero hay mucho dinero en juego, y se estima que el 13,5% de cada dólar invertido corre riesgo de perderse. Nos da algunos ejemplos: la Oficina de Servicios TI de Carolina del Norte tenía en marcha 94 proyectos que acumulaban un sobrecoste de 356 millones de dólares y un retraso de más de 389 días; o la BBC, que canceló un proyecto para crear un sistema de gestión de contenidos digitales, después de haberse gastado 152 millones de dólares.

Es por ello que las organizaciones que de disponen a abordar proyectos a gran escala se lo estén pensando mucho, y sobre todo estudiando qué han de hacer para asegurarse el éxito. Basándose en estudios y en su propia experiencia, KPS identifica cinco dados que a veces se tiran mal:

- El Project Manager no era el idóneo. Las organizaciones tienden a considerar que la elección del gestor del proyecto idóneo es decisiva para el éxito o fracaso. Y recurren a agencias de selección de personal, atienden al curriculum, a las certificaciones profesionales… Para KPS, el papel de un PM es único de un proyecto a otro, y quien haga la selección debe tener un profundo conocimiento del proyecto en cuestión. Muchas veces creen que se trata de contar con un buen gestor, pero un PM exitoso tiene que ser un líder con unas excepcionales dotes para la comunicación, y que sea capaz de tomar la iniciativa, y no simplemente gestionar el proceso.

- Objetivos y negocio no están claramente alineados. A veces, al PM se le informa de los objetivos del proyecto después de haber sido designado, y eso es justo lo primero que debería saber. Si los objetivos no están claros y ligados a la estrategia corporativa, hasta el mejor PM se puede ver abocado al fracaso.

- Insuficiente gestión del cambio. La mayoría de las organizaciones creen estar preparadas para el cambio, y han establecido metodologías de proyecto más adaptativas. Pero aún necesitan de un proceso para revisar, aceptar e implementar rápidamente los cambios.

- No toda la capacidad está en el equipo. Los proyectos suelen ir ligados a cambios, y a veces el personal interno de la organización no está preparado para asumirlos. Por eso es recomendable formar equipos en los que exista un balance entre el conocimiento interno de la organización y conocimiento externo que aporte una nueva visión.

- Soporte directivo. Diversos estudios demuestran que la implicación de los altos directivos tiene que ver con los buenos resultados de un proyecto. Primero, porque ese ejecutivo no va querer verse asociado con un fracaso. Y segundo, porque los miembros del equipo no quieren fallar sabiendo que hay un jefe muy atento al proceso, luego pondrán su mejor esfuerzo al servicio del mismo.

Conviene pues tener en cuenta estos cinco puntos antes de tirar los dados. Por nuestra parte, lo que con MySaaSPlace proponemos es una herramienta fácil, rápida y flexible para controlar y gestionar todas las variables que intervienen en un proyecto. En definitiva, para que todas las caras sean ases.

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