La Comunicación en la Gestión de Proyectos: no tan obvia

Comunicación_proyectosLa Comunicación es uno de los aspectos esenciales de toda Gestión de Proyectos. Obvio parece decirlo, ya que la Comunicación es, desde nuestro origen, un elemento fundamental de nuestra vida, que interviene en todo lo que hacemos. Pero a veces, precisamente por obvias, damos por hechas algunas cosas. Y la verdad es que no siempre comunicamos bien. De hecho, últimamente es que como la panacea y lo vemos casi a diario: cuando algo falla, funciona mal o no cumple las expectativas, se tiende a decir que en realidad todo estaba bien, pero había un “fallo de Comunicación”. Y claro, no siempre es así. Sin embargo, es verdad que no pocos proyectos fracasan a causa de una deficiente Comunicación.

Traemos hoy este magnífico y diáfano artículo de Carlos González Jardón, consultor y formador en Dirección de Proyectos, actualmente consultor en la firma Tecnocom. Nos habla de la importancia –sí, tan obvia pero a veces tan olvidada- de la Comunicación en la Gestión de Proyectos. Empieza afirmando, y es toda una declaración de intenciones, que “desde la perspectiva de un responsable de un proyecto, la comunicación es una de las habilidades clave que tiene que cuidar y potenciar”. Pero a veces falla o se nos va de las manos, y algunas de las razones que observa son:

-          Información errónea, incompleta, excesiva, inconsistente o sesgada.

-          Interlocutor no válido.

-          Inadecuado manejo de los tiempos.

-          Medios de transmisión no apropiados.

-          Falta de claridad

-          Etc…

Lo que propone el autor es, principalmente, dedicarle tiempo y atención. Y nos marca una serie de pautas que nos ayudarán a comunicarnos eficientemente. Así, debemos tener en cuenta las dimensiones en las que se desarrolla la comunicación:

-          Interna y externa.

-          Formal o informal.

-          Vertical y horizontal.

-          Oficial y no oficial.

-          Escrita u oral.

-          Verbal o no verbal.

A continuación, y teniendo en cuenta estos escenarios, Carlos nos ofrece una serie de recomendaciones para mejorar la comunicación, factor que, según él y gran número de expertos y estudios, “se sitúa entre las principales medidas para mejorar la ejecución de los proyectos”. Son las siguientes:

-          Planificarla y prepararla, no dejarla a la improvisación.

-          Utilizar un lenguaje simple, es importante que nos entiendan y para ello hemos de pensar en nuestro receptor.

-          Obtener respuesta del receptor, asegurarnos de que nos ha entendido.

-          Establecer múltiples canales de comunicación: informes, redes sociales, intranets… y aquí, con permiso, añadimos nosotros: y definir muy claramente qué comunicamos, cómo y a quién por cada canal.

-          Determinar la sensibilidad del receptor respecto a la información que se va a transmitir.

-          Cuando se trate de comunicaciones presenciales, fijarse en el lenguaje corporal del receptor (dicho más llanamente, y entre otras cosas, ver qué cara pone).

-          Comunicar en el momento adecuado, con el formato y por los medios correctos.

-          Reforzar las palabras con acciones.

-          Escucha activa, entender el punto de vista de nuestro interlocutor.

Y termina el autor con una definición que nos gusta especialmente: “una comunicación de proyectos efectiva asegura que la persona adecuada dispone, en el momento apropiado, de la información requerida, utilizando los medios y los formatos adecuados”.

Por nuestra parte, poco más que añadir. Simplemente recordar que, además de adoptar una actitud correcta ante ella, a la comunicación de un proyecto ayuda sustancialmente el hecho de contar con herramientas que, como MySaaSPlace,  aseguren un flujo ágil y eficiente de la información y que nos aseguren que los elementos y datos a comunicar estén siempre visibles, accesibles y en nuestra mano. Luego ya depende de nosotros.

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