La Gestión de Proyectos tiene como objeto, básicamente, facilitarnos el trabajo, ayudándonos a ser más eficientes, más organizados y, en definitiva, más productivos. Además, el propio devenir del mundo de los negocios actual nos está generando esa necesidad. A medida que la movilidad y las estructuras colaborativas propician entornos de trabajo más ágiles, cada vez más gente se ve actuando como un gestor de proyectos, aún sin contar con una formación como tal. Y necesitan documentarse sobre el tema.
Es por ello que hoy en Internet proliferan, como si de los famosos libros de auto-ayuda se tratara, un sinfín de artículos didácticos, manuales, decálogos y consejos de toda índole sobre cómo gestionar con éxito un proyecto. Hoy traemos este artículo de Arwen Petty en Business 2 Community, quien nos propone un pequeño y obsceno secreto. Que tiene que ver con esos fatídicos y pertinaces deadlines que para muchos son una verdadera cruz y, desde luego, un continuo factor de estrés, cuando no un verdadero lastre para cualquier proyecto.
Por supuesto, la autora no es partidaria de eliminar los timelines, que en última instancia son siempre necesarios. Pero sí nos sugiere relajarnos un tanto en este aspecto, transigir de lo estricto a lo flexible, más que nada para cuidar más la calidad en las tareas y en los productos que resulten de ellas. Aquí sus recomendaciones:
– Las tareas raramente se terminan en tiempo. Si ya estamos admitiendo ampliaciones en los plazos, quiere decir que ya habíamos previsto este trance inevitable. Pues aceptémoslo.
– Ninguno podemos considerarnos el mejor estimador del tiempo de otros. Sus prioridades no siempre van a ir siempre en sintonía con las nuestras, así que mejor permitámosles determinar la importancia de sus tareas. Del mismo modo, cuando a nosotros nos dan un timeline, podemos bien comprometernos con él, o bien incorporarlo a nuestra propia agenda.
– Establezcamos nuestra estimación personal del tiempo que llevaría completar la tarea, y animemos al equipo a hacer lo propio. Si sabemos que hay que realizarla necesariamente en tres semanas, planeemos para terminarla en dos, especialmente si nuestra tarea tiene efecto directo en el comienzo de la tarea de otro.
– Establezcamos un flujo de trabajo basado en horas de trabajo, no en días del calendario. Es más adecuado y nos permite contar el tiempo dedicado a cada tarea concreta, no al trabajo en general.
– Mantengamos las líneas de comunicación permanentemente abiertas. Podríamos no estar haciendo la lista de cosas hechas en un momento dado, pero siempre deberíamos estar haciendo la lista de cosas por hacer.
– Mantengamos al tanto a nuestros clientes, jefes o supervisores. Las actualizaciones en el proyecto deberían ser extensibles más allá de los miembros del equipo y ser conocidas por cualquiera que esté involucrado o a quien le afecte el resultado.
Tomamos nota. Las herramientas de Gestión de Proyectos de última generación, como MySaaSPlace, deben también conocer y tener en cuenta este pequeño secreto. Además del rigor y la planificación necesarias, también han de aportarnos los medios para ser flexibles y capaces de manejar los cambios que tan a menudo son tan inevitables.
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