La semana pasada os trajimos las primeras 5 razones por las cuales necesitas la gestión de proyectos dentro de tu empresa. Hoy os damos 5 razones más que os terminarán de convencer.
6. Proporcionar un proceso para el cálculo de recursos, cronograma y presupuesto del proyecto.
Usar un software de Gestión de Proyectos, como puede ser MySaaSPlace, las experiencias previas, y un proyecto de fase de iniciación solido pueden dar la disciplina necesaria para minimizar los errores estimados en el proyecto, lo que hace que aumenten las posibilidades de que el proyecto se termine a tiempo y dentro del presupuesto estimado.
7. Comunicar el progreso del proyecto, los riesgos y los cambios.
A medida que el proyecto avanza, los stakeholders deben ir siendo informados periódicamente de los avances, los cambios, los obstáculos y los éxitos que se vayan sucediendo. La gestión de proyectos genera una planificación para direccionar estas comunicaciones, darles un formato y diseñar un proceso para su ejecución.
8. Investigar a fondo todas las suposiciones.
Todos los proyectos se basan en supuestos, y un buen gestor de proyectos profundiza en las necesidades del usuario, las limitaciones del proyecto y las expectativas de gestión para entender lo que se dice y lo que no se dice. Basarse solo en hipótesis puede desembocar en el fracaso del proyecto.
9. Estar preparado ante problemas inesperados.
Como bien sabrán los que hayan participado en proyectos, cada uno de ellos se va encontrando con diversos imprevistos, por ejemplo cambios en las condiciones del mercado, dándose de bruces con variables aleatorias que no se pueden controlar. Los gestores de proyectos experimentados planifican alternativas para las tareas que se llevan a cabo en todo momento.
10. Documentar, transferir y aplicar lo aprendido en los proyectos.
La última fase de la gestión de proyectos se centra en el cierre del proyecto. El informe del gestor analiza cómo se han hecho las cosas en cada parte del proceso: el inicio del proyecto, la planificación, la ejecución y la monitorización y control. Todas las notas tomadas a lo largo del proyecto deben ser diseccionadas, revisadas y analizadas para encontrar patrones, tendencias y oportunidades de mejora. Lo aprendido debe ser documentado y comunicado a otros gestores de proyectos antes de iniciar el siguiente, para que así, todo lo que se haya aprendido en este proyecto no se olvide y sirva para mejorar el siguiente.
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