Las 4 habilidades de negociación básicas para un Project Manager

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Como comentamos en el post de la semana pasada, un gestor de proyectos necesita a menudo negociar con distintos stakeholders durante el transcurso de un proyecto concreto y no solo con el cliente sino que muchas veces con las partes interesadas de dentro de la organización. Estas negociaciones se centran en cuatro ámbitos principales: recursos, cronograma, presupuesto y alcance.1.       Negociaciones de recursos.

Este tipo de negociación implica normalmente a los agentes internos. Pueden existir casos poco frecuentes en los que hay que “vender” al cliente un recurso para el proyecto, pero más a menudo se trata de un recurso determinado que se necesitaba a priori para el proyecto y que no se encuentra disponible debiendo “vender” un sustituto.

Reúnete con tu supervisor directo y debate sobre la disponibilidad global de los recursos. Siéntate con ellos y revisa la programación del proyecto. Buscad oportunidades para encajar sus tareas dentro del cronograma donde el supervisor directo cree que estarán disponibles. Y si es evidente que la cosa no va a funcionar – que ese recurso se necesita en otro sitio – simplemente negocia otro recurso. Cediendo – siempre que consiga un buen sustituto – puedes lograr una moneda de cambio para próximas negociaciones.

 2.       Negociaciones en el cronogramas

Las negociaciones en la planificación de tareas normalmente tomarán diferentes formas. Es común que el cliente pida que una funcionalidad esté disponible antes de que otros cambios o procesos que se requieren cambiar antes según la planificación. Una solución puede ser negociar una fase de acercamiento a la funcionalidad, es decir, negociar con el cliente en implementar la funcionalidad por fases. Se pueden restructurar prioridades y mover la funcionalidad principal que el cliente necesita a un punto anterior en el cronograma, implementarla y crear luego fases para las funcionalidades secundarias.

 3.       Negociaciones de presupuesto

Las negociaciones de presupuesto normalmente solo siguen una dirección, la de dotar de mayor presupuesto a los recursos de un proyecto para una o varias tareas. También es normal encontrar varios problemas acumulados que desembocan en que el proyecto se quede sin fondos, con la necesidad del Project Manager de conseguir esa financiación internamente o del cliente.

A veces el cliente no ha documentado ciertas necesidades que luego han de ser presupuestadas otra vez con lo que hay que documentar las nuevas necesidades para poder sustentar la negociación ante el cliente.

 4.       Negociaciones de alcance.

Suelen aparecer en todos los proyectos tarde o temprano, pues nunca se consigue que los requisitos del cliente se cumplan a la primera, siempre falta alguna cosa que el cliente “olvida” añadir, o algo que “se pensaba” que estaba documentado. Aquí no echamos la culpa al cliente, pues son cosas que ocurren normalmente y forman parte del día a día. Es posible que se pueda fijar un precio en la implementación de una nueva funcionalidad, pero también es recomendable ofrecer algo de trabajo de forma gratuita, al fin y al cabo son clientes y no querrá perderlos.

En resumen, la negociación puede ser ardua y crítica y también es posible que necesites en alguna situaciones el apoyo de la dirección, pero la cuestión es ir aprendiendo día a día de las situaciones en las que se encuentra ya que continuamente vas a necesitar de esta habilidad tan requerida por los Project Manager.

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